4대보험 가입자 명부 발급은 4대사회보험 정보연계센터의 ‘증명서(가입내역확인_사업장, 전체가입자) 신청/발급’ 경로에서 사업장 공동인증서로 로그인해 ‘가입상태: 전체’를 체크해 PDF로 받으면 된다.
<<목차>>
1. 퇴직·재직 모두 포함, 4대보험 가입자 명부 발급 핵심 흐름
2. 건강보험 단일 명부가 필요할 때(입사일·상실일 확인 등)
3. 고용·산재 기준 확인이 필요한 보조금·노무 서류
4. 실패를 줄이는 체크리스트(관리번호·인증서·권한)
5. 필드별 해석과 제출 팁(무엇이 보이고 무엇을 가린다)
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결론
일반 제출용이면 연계센터로, 특정 보험 기준이면 해당 기관 포털로 가는 이원화 전략이 정답입니다. 연계센터는 ‘증명서(가입내역확인_사업장, 전체가입자)’로, 건강보험은 EDI의 ‘사업장가입자명부’, 고용·산재는 토탈서비스의 ‘사업장 취득자 명부’가 표준 경로입니다. 퇴사자 포함·조회기간·관리번호·인증서 타입만 틀리지 않으면 대부분 5분 내 끝납니다. PDF로 저장해 동일 서류 반복 제출에 대비하고, 기관별 요구가 다르면 재조회·재출력으로 맞추면 됩니다. 각 포털의 도움말·공식 Q&A에 화면 경로와 주의사항이 정리돼 있으니 마지막으로 크로스체크하세요. 오늘 바로 발급해 보며 내부 매뉴얼에 스크린샷과 체크리스트를 추가해 두면 다음부터는 누구나 처리할 수 있습니다.
근거1. 퇴직·재직 모두 포함, 4대보험 가입자 명부 발급 핵심 흐름
가장 보편적인 경로는 4대사회보험 정보연계센터 접속 → 사업장 회원(공동인증) 로그인 → [증명서 발급] → [증명서(가입내역확인_사업장, 전체가입자) 신청/발급] 순서입니다. 안내 팝업의 ‘확인’을 누른 뒤 ‘사업장 가입자 명부’에 체크하고 ‘신청’을 누르면 출력(PDF)까지 이어집니다. 연계센터 경로를 이용하면 국민연금·건강보험·고용·산재 가입 내역을 한 번에 모은 ‘전체가입자’ 기준 서류를 받을 수 있어 일반 제출용으로 적합합니다. 첫 이용이라면 사업장 회원가입과 공동인증서 등록을 선행해야 하며, 명의는 대표자 또는 사업장 사용자여야 합니다. 발급은 수수료 없이 즉시 처리되며, 재발급도 같은 경로에서 가능합니다. 화면 위치와 용어는 ‘증명서(가입내역확인)’로 표시됩니다.
근거2. 건강보험 단일 명부가 필요할 때(입사일·상실일 확인 등)
거래처가 건강보험 기준의 재직·퇴사 이력을 요구할 땐 국민건강보험 EDI에서 ‘사업장가입자명부’ 메뉴를 이용하면 됩니다. 경로는 EDI 로그인(사업장 공동인증) → 신고/신청 → 사업장 가입자 명부(또는 가입자명부 발급)로 진입합니다. 이 화면에서는 자격취득일·자격상실일을 확인·증명할 수 있어 ‘입사일/퇴사일’을 명시해야 하는 제출서에 유용합니다. 업무 목적 외 사용 시에는 EDI 신청이 제한되어 관할 지사에 방문해야 할 수 있다는 안내도 함께 제공됩니다. 실무상 건강보험 기준만 요구하는 경우가 있어, 통합 명부 대신 이 문서로 대체가 가능합니다. 출력은 즉시이며 PDF 저장이 일반적입니다.
근거3. 고용·산재 기준 확인이 필요한 보조금·노무 서류
채용장려금, 산재 관련 심사 등에서는 근로복지공단 ‘고용·산재보험 토탈서비스’의 사업장 기준 명부를 별도 요구하기도 합니다. 이때는 사업자 공동인증서 로그인 후 상단 [증명원 신청/발급] → ‘고용·산재보험 사업장 취득자 명부’를 선택합니다. 퇴사자까지 포함하려면 ‘가입상태: 전체’를 반드시 체크해야 하며, 조회기간은 보통 1년 단위로 설정해야 합니다. 산출된 명부는 화면에서 바로 출력할 수 있으며 제출 기관의 서식 요구에 맞춰 재조회가 잦습니다. 통합 명부와의 차이를 묻는 경우가 있으므로 ‘보험종류’와 ‘자격변동일’ 컬럼 노출을 확인하고 제출하세요. 발급 경로와 옵션은 공단 안내 및 질의응답에 명시되어 있습니다.
근거4. 실패를 줄이는 체크리스트(관리번호·인증서·권한)
로그인 전 ‘사업장 관리번호’를 모르면 좌측 메뉴의 [관리번호 찾기]에서 확인할 수 있습니다. 일반적으로 관리번호는 “사업자등록번호-0” 형태(예: 123-45-67890-0)이지만 예외가 있어 조회가 안전합니다. 인증서는 ‘개인’이 아닌 ‘사업장 공동인증서(대표자/사용자)’여야 하며, 첫 이용 시 회원가입 및 인증서 등록 절차를 꼭 마치세요. 담당자 위임 로그인의 경우, 사용자 등록 권한이 없으면 증명서 메뉴가 보이지 않을 수 있습니다. 브라우저 팝업 차단, 보안 프로그램 미설치로 출력이 안 되는 사례도 많으니 최초 1회 구성요소 설치를 허용하세요. 동일 명부를 여러 기관에 내야 한다면 PDF 저장 후 원본 제출 요구 여부를 확인합니다.
근거5. 필드별 해석과 제출 팁(무엇이 보이고 무엇을 가린다)
문서에는 성명, 주민등록번호(마스킹), 자격취득일, 자격상실일, 보험구분, 가입상태 등이 표시됩니다. 입사·퇴사 이력 증빙이 목적이면 ‘자격취득/상실일’이 보이는지, 전체 재직·퇴사 인원이 보이는지(전체가입자 기준) 확인이 핵심입니다. 기관이 ‘개별 보험’ 기준을 요구하면 해당 포털(건강보험 EDI, 고용·산재 토탈 등)에서 발급한 버전을 내세요. 명부 상 인원수와 급여대장 인원수 불일치가 잦으므로 기준일을 페이지 하단의 발급일/조회기간과 함께 기재해 두면 분쟁을 줄일 수 있습니다. 퇴사자 포함 요구가 있으면 조회조건에서 ‘상태: 전체’를 체크하여 재출력하세요. 제출처가 원본확인을 할 경우를 대비해 포털 상 재발급 경로를 메모해 두면 유용합니다.
마치며
입찰, 보조금 신청, 외주계약, 은행 심사 등에서 회사의 4대 가입 현황을 즉시 증빙하라는 요구가 잦아졌습니다. 한 번에 끝내려면 어디에서, 무엇으로, 누구 명의로 로그인해야 하는지부터 정확히 알아야 합니다. 대부분은 4대사회보험 정보연계센터에서 무료·즉시(PDF)로 처리되며 사업장 공동인증서가 준비되어 있으면 5분 내 해결이 가능합니다. 건강·연금·고용·산재 각각의 포털에서도 발급되지만, 목적에 따라 ‘사업장 전체’ 기준이 필요한지 ‘개별 보험’ 기준이 필요한지 구분해야 합니다. 실무에서는 퇴사자 포함 범위, 조회기간 제한, 관리번호 헷갈림 같은 사소한 오류로 재발급이 반복됩니다. 이 글은 실제 화면 경로와 옵션 체크 포인트를 사례 중심으로 정리합니다.
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